VERİ YÖNETİMİ NEDİR?
Tarihin başından beri bilgi üzerinde hakimiyet başarıyı getiren en büyük faktörlerdendir. Günden güne gelişen ve dijitalleşen dünyamızda ise, büyük veya küçük her kurum için bu bilgiler artık büyük ölçüde dijital veriler haline dönmekte. Her zaman olduğu gibi de bu verilerin efektif bir şekilde yönetilmesi, korunması ve kullanılması başarıyı getiren en büyük faktörlerdendir. Fakat zamanla verilerin büyümesi, kopyalanması ve paylaşılması kaçınılmaz bir gerçektir ve eğer düzenli bir kontrol mekanizması var olmazsa kontrolden çıkması çok doğaldır.
Veri yönetimi, bu dijital bilgilerin belirli kurallar ve işlemler çerçevesinde organize edilip, kontrollü bir şekilde kullanılmasını sağlamaktır.
Büyük küçük her kurumda yönetilmesi ve korunması gereken veriler vardır ve eğer;
– Hassas veri içeren dosyalarım nelerdir?
– Bu verilerim nerelerde?
– Kimlerin erişimi var?
– Erişimi olan kullanıcılar üzerindeki yetkiler nelerdir?
– Bu veriler üzerinde ne işlemler yapılmış?
Gibi sorulara cevap verilemiyorsa, daha efektif bir veri yönetimi çözümüne ihtiyacınız bulunmaktadır.
Efektif Veri Yönetimi Nasıl Yapılır?
Veri Yönetimini sadece veri güvenliği olarak düşünmek yanlış bir yaklaşımdır. Veri yönetimi, bir verinin tüm yaşam döngüsünü kapsamaktadır. Yani oluşumundan, depolanması, kullanılması, işlenmesi, geçerliliğini yitirmesi ve silinmesine kadar tüm evreleri kapsar.
Bu döngünün sağlanabilmesi için,
– Bu verilerin yönetiminin doğru kişilere verilmesi.
Kontrolsüz bir şekilde bir çok kullanıcının yetki sahibi olması bir çok açıdan (güvenlik, veri kalitesi vs..) gibi problemler doğurabilir.
– Kullanıcıların veriler üzerinde doğru yetkilere sahip olması.
Her kullanıcının her dosya üzerinde sınırsız yetkiye sahip olması gereksiz olduğu kadar potansiyel problemlere sebep verebilir. Misal eğer bir kullanıcı bir dosya üzerinde sadece yeni gelen verileri güncelleyecekse, o dosya üzerinde kopyalama veya silme yetkisine ihtiyacı olmayacaktır. Benzer şekilde sadece dosya içindeki verileri çekme ihtiyacı olan bir kullanıcıya sadece okuma yetkisi (read-only) verilmesi yeterlidir.
– Hassas veri içeren dosyaların belirlenmesi ve takibi.
Hassas veri içeren dosyaların neler olduğunu bilmek ve bu dosyaların düzenli olarak takibi çok önemlidir. Dosyalar üzerinde yapılan işlemler, erişimler ve değişikliklerin takibi yapılarak buradaki verilerin koruyabilirsiniz.
– Dosya bilgileri ve metadata toplayarak derin kontrol ve takip sağlayabilmek.
Dosya takibinin bir farklı bakış açısı olarak dosya sahipliği, üzerinde yapılan son değişiklik, dosya tipi, boyutu ve metadata ve dosya soyağacı takibi de Veri Yönetimi açısından büyük önem taşımaktadır. Bu sayede hem hassa veri içeren dosyaların durumları takip edilebileceği gibi bu dosyalar üzerinde yapılmış işlemleri bilebilir, veri kalitesini arttırabilir ve bozuk veri oluşumu gibi durumların kök sebepleri incelenebilir.
– Doğru ve Kolay Analiz Edebilmek.
Dosya takibi, veri toplama, yetki belirleme gibi tüm çalışmaların yanında bu bilgilerin toplanıp kolay bir şekilde analiz edilebilmesi ve size iyileştirme seçeneklerini kolay bir şekilde analiz etme imkânı sağlamak Veri Yönetiminin önemli faktörlerinden biridir.
– Belirlenen Kurallara Uygunluğunuzun Detaylı ve Farklı Bakış Açılarıyla Raporlanabilmesi.
Efektif veri yönetiminin en önemli faktörlerinden biri de raporlamadır. Bu sayede sisteminizin ister mevcut durumda ister uzun zamanlı raporunu oluşturup, bunu gerekli birimlerle paylaşabilmelisiniz. Ayrıca ister hassas bilgi içeriği ister potansiyel güvenlik açıkları veya birçok uyumluluk raporu oluşturabilmelisiniz.
Veri Yönetiminin Yararları
Güvenlik
Daha önce de bahsettiğim gibi, veri yönetimi sadece güvenlik amaçlı olmasa da en önemli yararlarından da biridir. Hassas verilerinizin her zaman nerelerde olduğu, kimlerin eriştiği, üzerinde ne işlemler yaptığı gibi soruların cevabını düzenli ve kolay bir şekilde takip edebilmek, oluşabilecek problemlerin önüne geçilmesini sağlayabileceği gibi problem oluşması durumunda bu problemlerin kök nedeninin neler olduğunu belirleme ve hızlı bir şekilde çözülmesinde de büyük katkı sağlar.
Denetim
İster kurumunuzun bulunduğu ülkeler üzerinde ister kurumunuza özel veya uluslararası uyumluluk durumunuzu (ISO 27001, GDPR, HIPAA, PCI-DSS vs..) raporlayarak eksiklerinizi bulabilmeniz ve bunları giderebilmeniz çok önemlidir.
Maliyet
Verilerinizin kontrolsüz bir şekilde yayılmasının engellenmesi, gerekliliğini yitirmiş dosyaların elenmesi gibi işlemleri yapmak hem bu dosyaların kullanılması hem de depolanması açısından kurumunuzu gereksiz bir maliyetten kurtarır.
Az Efor Çok İş
Veri yönetiminin en büyük amaçlarından biri de az efor ile işlerin çok hızlı ilerleyebilmesini sağlamak.
– Güvenlik açısından problemlerin kök nedenlerinin neler olduğunu anında belirlemek hatta problem oluşmadan bunların önüne geçebilmek.
– gerekli verilerin nerelerde olduğunu her seferinde aramak yerine nerede olduğunu bilerek ihtiyaca göre hızlı bir şekilde erişim vermek tüm dosya sistemleri arasında dolaşarak “elle” aramaktan çok daha kolay ve hızlı olacaktır.
– Kolay bir şekilde uyumluluk raporları çıkarabilmek.
– Veri depolama ve düzenleme.
Kısaca saydığım ve sayacağım her konu doğru ve efektif veri yönetimi ile çok daha kolay ve hızlı yapabilmenizi sağlayacaktır.
Kaliteli Veri
Tüm hassas veri içeren dosyalarınızın kullanılma yetkileri ve belirli bir yöneticileri olduğu için, bu dosyalar içerisindeki verilerin kontrollü ilerlemesi sağlanabilir ve bununla beraber oluşabilecek potansiyel veri patlaması ve veri kirlenmesi gibi birçok problemin önüne geçe bileneceğinden mevcut verilerinizin çok daha yüksek kalitede içeriğe sahip olmasını sağlayabilirsiniz.
Entegrasyon
Veri Yönetiminin düzgün olmadığı istemler yeni teknolojilere geçişlerde bile büyük problem yaşayabilirler. Cloud Servisleri, IAM, DLP vs.. gibi düzgün ve düzenli verilerin veya kullanılması gereken sistemlere geçişlerde Veri Yönetiminizin sağlam olması bu teknolojileri ekosisteminize dahil etmenizde büyük kolaylık ve hız sağlayacaktır.
Çok da uzatmadan elimden geldiğince sizlere Veri Yönetimi nedir ve yararları nedir anlatmaya çalıştım. Siz ne dersiniz, şu anki mevcut veri yönetiminiz yeterince efektif mi, yazımın başında yazdığım sorulara cevap verebiliyor musunuz, yoksa kurumunuzda Veri Yönetimiyle ilgili desteğe ihtiyacınız var mı?
